靠谱的流程管理从自查开始,烧脑的自查表又该如何设计?

作者:jcmp      发布时间:2021-05-19      浏览量:0
导读:业务部门流程问题自查表是什么

导读:业务部门流程问题自查表是什么?有什么用?设计原则是什么?自查中会遇到阻力吗?自查结束后,下一步又该干什么?如果你对这些问题感到困惑,相信这篇文章能带给你一些启发和思考。

上次我们说到,要想让流程管理真正创造出价值来,必须了解过去,把握现在,展望未来。

那怎样了解过去,怎样了解部门实际的执行情况呢,比如:

流程文件内容是否足够清晰?

流程图的逻辑是否足够清晰?

流程文件是否被遵照执行?

流程培训是怎么开展的?

目前的流程问题主要有哪些?

各部门的流程覆盖率是多少?

有没有定期去审视更新流程?

跨部门之间的流程问题,怎么解决?


首先设计业务流程问题自查表,要求业务部门自行填写,然后根据自查结果,有针对性地设计面对面访谈清单,以得到更直观的反馈信息,最后进行部门之间,分子公司之间,以及标杆企业之间的对比分析,对流程管理工作做一个全方位的诊断。


1. 自查表怎么设计呢?

一般来说,业务流程问题自查表的设计要注意以下几个原则:

1. 内容要全面覆盖流程管理的所有模块,包括架构设计、清单梳理、内容执行、监控反馈、系统E化、持续精进、文化意识等各个方面。每设计一个问题,都要想一想你希望得到什么信息,以及用户的可能答案。


2. 设计10~15个问题,宏观和微观问题合体搭配,主观题和客观题合理安排,能量化的尽量量化,至少安排一个开放题,充分给予用户发声的权力。


3. 答案以数值计分为主,方便统计分析,同时也要设计场景选择题,以避免不认真作答,随便勾选的情况。


4. 初次设计的自查表可以先选择试点,确认收集回来的数据是不是你想要的,如果不能满足你的需求,要做相对应的调整。

5. 挑选业务量比较大,供应链比较完善,产品生命周期比较稳定的子公司,分发部门需要涉及产品交付的所有部门,如销售,计划,采购,项目,生产,仓储,质量,进出口等部门。人事、行政、财务、后勤等职能部门可以放在第2期进行。


6. 收到自查结果后,一定要仔细去做数据分析,如果有明显异常情况,需要跟当事人确认清楚。

7. 自查结果存档保留,以便后续跟进,与流程访谈,流程内外审结果做横向对比,也可以做年度的纵向对比。

2. 自查会遇到阻力吗?

我们知道,理论说起来是一回事,实际操作起来可能就是另外一回事,流程问题自查同样也会存在各种各样、出其不意的问题:

1. 报喜不报忧,有的业务部门不如实填写问题点,讲的全是做得好的方面,做得不好的方面只字不提,或巧妙地掩饰过去。

这可能是怕担责,怕得罪人,又或者担心跟绩效挂钩...

所以我们前期沟通的时候,需要强调:调查结果只用于数据分析,跟绩效考核无关。而且规定不记名调查,案列略去名字,只讲事实,以消除他们的担忧和顾虑。

2. 推诿责任,有的部门满腹牢骚一顿抱怨,所有问题都是其他部门的问题,自己永远是无辜受害者。

不可置否,不同部门的流程执行能力会有差异,但是我们不能只听一面之词,要同时结合所有部门的调查结果。

同时关注全流程意识,集体文化,跨部门沟通的宣贯,以及责权利的合理设置。

3. 一问三不知,有的业务部门可能觉得这只是形式,浪费时间,不会有什么实际的效果,说了也白说,还不如不说。

这其实是对流程管理工作存在疑虑,不信任,不抱任何希望,也就没有要求了。

那流程管理人员要多干实事,做出实际效果来,并且加以宣贯,扩大自身影响力。

为了保证数据的全面性和客观性,前期一定要充分地沟通,要求如实填写。业务问题充分暴露,流程管理部门才能有针对性地分析原因,提供建议,改善优化。

3. 自查就完事了吗?

收到各部门的流程自查表后,一定要去认真分析,这是一份极其珍贵的一手资料。不仅仅能了解到表面暴露出来的流程问题,而且也能从侧面了解公司的流程文化,流程的支持力度,员工的流程自我觉察力,对流程管理部门的期望等等。

收集分析完业务部门自查的结果后,接下来就要安排访谈和实地考察了。主要目的是详细了解各部门的业务流程逻辑,流程监控机制,流程绩效达成状况,流程E化系统的实际应用状况,以及人员的流程意识,对业务相关部门的期望等。


如果说自查是一种自我反思,那访谈和实地考察更多的是跳开既定的思维,以一个局外人的身份,来观察当前业务模式下的业务流程,是否合适?是否有效?是否存在风险?是否有潜在的提升机会?


所以这对组织流程管理工作的开展非常重要,虽然任务量极大且繁琐,但一定要踏踏实实地去做,了解得越透彻,挖掘得越深,发现的问题就会越多,问题的层次也会越深,从而改善得到的效益就会越高。


好了,今天就谈到这里,如果你对本文存在疑虑或建议,欢迎留言~

作者简介:曹美玲,拥有10+年供应链领域工作经验,曾任职于大型跨国集团台企、德企、美企、央企。美国 ISM CPSM,PMP,精通营销、研发、计划、采购、生产、质量、物流、客服等全流程管理,致力于国内本土企业的流程管理优化,欢迎交流,一起探讨,一起尽责!